Organizzare una manifestazione capace di attirare centinaia o migliaia di visitatori significa affrontare un problema che va ben oltre la semplice gestione degli ingressi.
Chi si è registrato? Chi ha realmente partecipato? Quante persone non si sono presentate? Come possiamo ricontattare chi ha mostrato interesse per l’evento?
Sono domande che diventano particolarmente importanti quando una manifestazione viene ripetuta nel tempo.
Per questo ABC OnLine ha sviluppato un sistema di registrazione e check-in per eventi con biglietto digitale e QR Code, pensato non soltanto per velocizzare gli accessi, ma soprattutto per creare una base dati organizzata e realmente utile agli organizzatori.
Il progetto è stato realizzato nell’ambito dei servizi di sviluppo e assistenza forniti da ABC OnLine ed è stato messo a disposizione del cliente come parte di un piano di assistenza.
Come funziona in termini pratici il checkin con il sistema di ticketing?
Molto più di un semplice biglietto con QR Code
Il visitatore si registra online lasciando i dati richiesti per la partecipazione alla manifestazione.
Da quel momento entra all’interno di un flusso organizzato che permette di accompagnarlo fino al giorno dell’evento. Riceve immediatamente un QR CODE che gli permetterà l’accesso (quando si aprirà ufficialmente la manifestazione).
Pochi giorni prima della manifestazione può ricevere automaticamente una comunicazione con un promemoria e riportato di nuovo il proprio biglietto personale e QR Code univoco, da conservare sullo smartphone e mostrare all’ingresso.
Lo staff può quindi effettuare il check-in semplicemente attraverso la scansione del codice, direttamente da uno smartphone o un tablet, verificando la validità del biglietto ed evitando che lo stesso ingresso venga utilizzato più volte.
La tecnologia, però, è soltanto una parte del progetto: il vantaggio più importante arriva dai dati raccolti durante tutto il percorso.
Sapere chi era interessato, chi è arrivato e chi non ha partecipato
Al termine della manifestazione l’organizzatore non dispone più soltanto di un numero indicativo di visitatori.
Può avere informazioni molto più precise.
È possibile conoscere il numero delle persone che avevano manifestato interesse registrandosi, distinguere quelle che hanno effettivamente effettuato il check-in e individuare gli iscritti che, per un cambio di programma o un imprevisto, non sono riusciti a partecipare.
Si creano quindi almeno tre gruppi estremamente interessanti:
- persone registrate all’evento, quindi già interessate alla manifestazione;
- partecipanti effettivi, identificati attraverso il check-in;
- iscritti che non hanno partecipato, ma che avevano comunque mostrato un interesse concreto.
Quest’ultimo gruppo, spesso ignorato, può essere particolarmente importante.
Una persona che si è registrata ma non è riuscita a partecipare non è necessariamente un contatto perso. Potrebbe essere uno dei primi visitatori interessati alla prossima edizione.
Il vero patrimonio di un evento è anche la sua base dati
Una manifestazione molto frequentata genera inevitabilmente attenzione, interesse e contatti.
Il vero patrimonio di un evento è anche la sua base dati. Un evento molto frequentato genera attenzione, interesse e contatti, ma senza un sistema organizzato gran parte di questo valore si perde già il giorno dopo la chiusura. Con il nostro sistema di check-in organizzato puoi invece costruire in poco tempo un elenco ordinato delle persone che hanno mostrato interesse. Poi nel rispetto della privacy e dei consensi necessari, questi contatti ti permettono di restare in relazione con il pubblico: puoi ringraziare dopo l’evento, raccontare com’è andata, condividere foto e aggiornamenti o anticipare le novità della prossima edizione. Puoi anche personalizzare i messaggi: chi ha partecipato riceve un ringraziamento e l’invito a restare aggiornato, mentre chi si era iscritto ma non è venuto riceve un messaggio diverso, con l’invito a partecipare alla prossima occasione. In questo modo i dati non servono solo a contare gli ingressi, ma ad conoscere meglio il tuo pubblico e a costruire un rapporto che dura nel tempo.
Un vero sistema di check-in per eventi permette anche di costruire una base dati organizzata delle persone che hanno dimostrato interesse.
La comunicazione può inoltre essere differenziata.
Chi ha partecipato può ricevere un messaggio di ringraziamento e l’invito a rimanere aggiornato. Può scoprire le proprie foto scattate nell’evento o avere una news speciale.
Chi si era registrato ma non è riuscito a partecipare può invece ricevere una comunicazione differente, magari ricordando la possibilità di partecipare alla prossima iniziativa o un invio di un’offerta o di un video di riepilogo.
Il dato, quindi, non serve soltanto a contare gli ingressi: permette di conoscere meglio il pubblico dell’evento e costruire una relazione nel tempo.
Meno code, meno carta, più digitale: una gestione degli ingressi più semplice
Quando i partecipanti sono centinaia, cercare un nome in un elenco non è solo scomodo: è un rischio per l’esperienza dell’evento. Code all’ingresso, omonimie, iscrizioni introvabili e controlli ripetuti rallentano l’accoglienza proprio nel momento più delicato della manifestazione. Con il QR Code, invece, tutto cambia: il visitatore mostra il biglietto ricevuto via email, l’operatore lo scansiona in un istante e il check-in viene registrato automaticamente. Il risultato? Ingressi fluidi, un’accoglienza più professionale e un quadro degli accessi sempre aggiornato in tempo reale, senza dover incrociare fogli, liste o registrazioni separate. Il tutto si gestisce anche da più postazioni contemporanee.
Un sistema adattabile a manifestazioni molto diverse
Non esiste soltanto il classico evento con biglietto a pagamento.
Una soluzione di registrazione partecipanti e check-in con QR Code può essere interessante anche per fiere, manifestazioni locali, open day, eventi aziendali, convegni, iniziative promozionali, incontri con posti limitati, eventi culturali e appuntamenti organizzati da associazioni o enti.
Ogni progetto può avere esigenze differenti.
Può cambiare il modulo di iscrizione, possono cambiare le informazioni richieste, il contenuto delle email, la grafica del biglietto, le modalità di controllo degli accessi e le informazioni che l’organizzatore vuole ottenere al termine dell’evento.
Ed è proprio qui che entra in gioco lo sviluppo personalizzato.
Sviluppare la soluzione intorno all’evento, non adattare l’evento al software
Uno degli aspetti più interessanti del progetto realizzato da ABC OnLine è proprio questo.
Non si parte dalle funzioni disponibili all’interno di un servizio standard per capire come adattare l’organizzazione.
Si parte dalle necessità dell’evento per costruire il flusso più adatto.
Registrazione, generazione del biglietto, QR Code personale, controllo del check-in, esportazione degli iscritti, distinzione tra partecipanti e assenti e comunicazioni successive possono diventare parti di un unico sistema.
Una soluzione di questo tipo può inoltre essere integrata con il sito web già utilizzato dall’organizzazione, evitando quando possibile di moltiplicare piattaforme, account e strumenti differenti.
È un esempio concreto di cosa significa per ABC OnLine unire sviluppo web e assistenza informatica: non limitarsi alla realizzazione di una pagina o di un sito, ma individuare un’esigenza organizzativa e costruire gli strumenti digitali necessari per gestirla.
Stai organizzando un evento e vuoi gestire registrazioni e check-in?
ABC OnLine sviluppa e integra soluzioni web personalizzate per eventi, aziende e organizzazioni, studiando il sistema sulla base delle esigenze reali del progetto.
Se devi gestire un evento con molti partecipanti e vuoi valutare un sistema di registrazione online, biglietti con QR Code, check-in degli ingressi e gestione della base dati dei partecipanti, puoi contattare ABC OnLine per analizzare insieme le necessità della manifestazione.
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